پاورپوینت دستورالعمل بايگاني موضوعي

توضیحات محصول

دانلود پاورپوینت دستورالعمل بايگاني موضوعي با فرمت ppt ودر56 اسلاید قابل ویرایش

قسمتی از متن پاورپوینت دستورالعمل بايگاني موضوعي

مقدمه

بايگاني موضوعي گنجينه اسرار و حافظه هسته مركزي فعاليتهاييك سازمان محسوب مي شود ، همچنين اسناد بايگاني مي توانند بيانگر سير ايجاد و روند تحولات ساختاري و سازماني و در نتيجه مبناي تحقيقات علمي و قضاوتهاي تاريخي حال و آينده باشند ، بنابر اين براي بيان ارزش و اهميت بايگاني بايدبه سه نكته توجه شود .

1 ـ ارزش تاريخي اسناد ( بيانگر حقايق و سند قضاوت )

2 ـ اهميت بايگاني ( حلقه اتصال سازمان با گذشته خود و منبع تغذيه سازمان و افراد در رابطه با ماموريتها و…)

3 ـ نقش بايگان ( حفاظت از اسناد بايد به چه كساني سپرده شود )

(( تعاريف و اصطلاحات ))

ـ بايگاني عبارتست از فن طبقه بندي ، تنظيم و نگهداري و حفاظتاسناد و مدارك ، بر طبق روش معين ، به نحويكه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه ، نيروي انساني و وقت بتوان به آن اسناد دسترسي پيدا كرد .

ـ بايگاني به محلي كه اسناد و مداركطبق ضوابطي معين در آنجا نگهداري مي شود نيز گفته مي شود .

تعريف انواع بايگاني از نظر مدت زماننگهداري اسناد :

•1- بايگاني جاري = محلي است كه اسناد بمدت 2 سال پس از صدور دستور بايگاني نامه هاي وارده و صدور نامه هاي صادره در آنجا نگهداري مي شود .

• طبق برخي از تعاريف تاماداميكه سازمان در ارتباط مستمر با پرونده يا سند قرار دارد ، آن پرونده يا سند در بايگاني جاري باقي خواهد ماند .

•2 ـ بايگاني نيمه جاري = محلي است كه پرونده ها و اسناد پس از طي مراحل بايگاني جاري بمدت سه سال در آنجا نگهداري مي شود .

• مراجعه به اين گونه پرونده ها معمولاً مستمر نبوده و بنابر مورد و نياز سازمان به آنها رجوع مي شود .

•3 ـ بايگاني راكد = محلي است كه پرونده هاي نيمه جاري پس از تفكيك ، ارزشيابي و امحاء اوراق زائد به آنجا منتقل و به مدت 25 سال نگهداري مي شوند .

توضيح :

•1 ـ اسناد و پرونده هاي جاري ، نيمه جاري و راكد بايد بطور جداگانه دسته بندي و نگهداري شوند .

• 2 ـ بايگاني راكد معمولاًدر مراکز سازمان‌ها ايجاد مي شود .

تعريف انواع بايگاني از نظر شيوه و محل نگهداري اسناد :

•الف ـ سيستم يا نظام متمركز = در اين شيوه كليه امور بايگاني از قبيل طبقه بندي ، كد گذاري ، تنظيم و نگهداري پرونده ها فقط در بايگاني مركزي (بايگاني كل) صورت مي‌گيرد و ساير رده ها مجاز به داشتن بايگاني جداگانه و يا نگهداري پرونده ها نخواهد بود .

•ب ـ سيستم نيمه متمركز = در اين شيوه علاوه بر بايگاني مركزي‌، اولين سطح از زير مجموعه رده نيز مجاز به ايجاد بايگاني مستقل بوده و پرونده ها و اسناد مربوطه را نگهداري مي نمايند .

•ج ـ سيستم غير متمركز يا پراكنده = در اين شيوه كليه رده ها در سطوح مختلف داراي بايگاني مستقل بوده و مجاز به نگهداري پرونده ها و اسناد مربوط به خود نمي باشند .