گزارش تحقیقی بررسي اسناد و مدارك و امور بايگاني

توضیحات محصول

تحقیق و مقاله با عنوان بررسی اسناد و مدارک بایگانی تهیه شده بصورت word قابل ویرایش و در 148 صفحه  این گزارش میتواند بعنوان گزارش کارورزی دانشجویانی که دوره کاراموزی خود را در واحد دبیرخانه و بایگانی سازمان و اداره ای گذرانده اند نیز مورد استفاده قرار گیرد 

فهرست مطالب

كليات مديريت اسناد و بايگاني.. 1

هدف و وظيفة مديريت اسناد. 1

تعريف اصطلاحات... 3

مديريت اسناد. 3

آرشيو ملي.. 3

اسناد جاري.. 3

مركز اسناد راكد. 3

تنظيم اسناد. 3

كد يا علامت رمز. 3

سند (مدرك) 4

انواع سند: 5

پرونده: 9

بايگاني يا آرشيو Archive : 9

مديريت امور دفتري: 10

دبير خانه: 11

نامه‌هاي اداري: 11

انواع نامه‌هاي اداري از نظر وصول: 11

انواع نامه‌هاي اداري از نظرنوع: 11

انواع نامه‌هاي اداري از نظر امور دفتري : 11

انواع نامه‌ها از نظر تفكيك : 12

يادداشت اداري: 12

فرم كنترل نامه: 13

كد گذاري نامه: 13

انواع دفاتر مديريت امور دفتري: 13

انواع فرم‌هاي مديريت امور دفتري: 13

فرايند كنترل نامه‌ها: 13

روش‌هاي كنترل: 13

ارزشيابي اسناد : 14

انواع ارزشيابي : 14

بايگاني اسناد و مدارك: 14

اهداف بايگاني: 14

فوايد بايگاني در سازمان: 14

انواع بايگاني : 15

وظايف بخش بايگاني: 16

محل مناسب بايگاني: 16

محافظ پرونده‌ها: 18

اداره امور بايگاني: 18

اصول و روش‌هاي بايگاني.. 19

چرخة حيات اسناد: 19

طبقه‌بندي از نظر بايگاني: 20

اصول بايگاني: 21

روش‌هاي تنظيم پرونده‌هاي بايگاني: 22

مزاياي تشكيل پروندة موضوعي: 24

بايگاني راكد. 25

اطلاعات لازم براي تسجيل راكد بودن پرونده‌ها: 26

وظايف واحد دريافت: 28

وظايف واحد مراجعه و دسترسي: 28

وظايف واحد امحا: 28

انتقال سوابق غيرجاري: 29

پرونده‌هاي عمومی‌اداري: 30

پرونده‌هاي خاص و تخصصي: 30

روش‌هاي دريافت و نگهداري و مراجعه وامحا: 30

روش دريافت: 30

طريقة تكميل فرم ارسال سوابق به مركز بايگاني راكد: 31

انبار كردن و نگهداري سوابق غيرجاري: 31

قسمت مراجعه و دسترسي به سوابق: 31

روش امحا: 32

تاریخچه سند و مراکز اسناد در جهان و ایران. 33

معرفی شغل کارشناس بررسی اسناد و مدارك.... 37

نمونه وظایف ومسئولیت‌ها: 37

شرایط احراز: 38

اصول وفنون بايگاني.. 39

فنون بايگاني Filling Operations. 39

طبقه‌بندي (Indexing (classifying) The Records). 39

تنظيم (Arrangement of The Records). 39

حفظ و نگهداري (Keeping the records). 40

صفات و ويژگي‌‌هاي بايگاني: 41

نتيجه طبقه‌بندي (Indexing – classifying records). 42

نتيجه نظم و ترتيب... 43

نتيجه حفظ و نگهداري.. 47

اسناد و مدارك.... 50

انواع آرشيو. 51

اسناد و مدارك (Documents records). 56

«تعريف سند از نظر اداري» 57

انواع اسناد شخصي.. 59

ب – اسناد غيرمكتوب... 59

نمودار‌ها 61

الف – اسناد جاري (Current Records). 61

ب – اسناد نيمه جاري (Semi – Current – Records). 61

پ – اسناد راكد (Non – Current – Records). 61

الف – پرونده جاري (Current Files). 62

پرونده (File – Dossier). 65

شرح مشخصات اقلام مندرجات در مهر بايگاني.. 73

الف – فرم محتويات پرونده (Files Indexing Form). 74

اطلاعات فرم: 74

برگ ارجاعي.. 77

ب – فرم ارجاعي پرونده (Reference File Card). 77

پ – فرم درخواست پرونده (Out Card) و (Routing Control Form). 78

فرم «كارت» جايگزين و جانشين پرونده. 79

ث – بحث كدگذاري در اصول بايگاني (Coding). 80

انواع كد در بايگاني.. 80

شناخت واحد بايگاني: 83

1. روش تركيبي حرف و عدد (Letter and number mixed system). 85

پرونده‌‌هاي موضوعي.. 85

3- روش شماره‌گذاري متوالي (Consecutively numeral system). 86

1. روش‌ شماره‌گذاري حرف اول و دوم ( and second alphabetic system). 89

5  روش شماره‌گذاري محدود : (Limited numeral system). 90

6  روش شماره‌گذاري مركب (betical and Numeral mixed system). 93

1. روش شماره‌گذاري دهدهي (Decimal system). 95

تعریف پرونده: 100

تعریف کد یا علامت رمز: 100

تعریف طبقه‌بندي از نظر بایگانی: 100

آرشیو: 100

انواع آرشیو: 100

اسناد و مدارك.... 101

تعریف سند از نظر واژه. 101

انواع اسناد (از نظر ضبط اطلاعات(. 101

تعاريف اسناد اداري و بایگانی.. 103

انواع اسناد (از نظر ارزش‌هاي سند(. 103

ارزش حقوقی.. 103

ارزش تاریخی.. 103

ارزش علمی.. 103

ارزش فرهنگی.. 104

ارزش نظامی.. 104

تعریف پرونده. 104

پرونده‌هاي موضوعی.. 104

انواع پرونده‌هاي اسمی.. 105

تعریف پرونده‌هاي اسمی.. 105

نامه‌هاي وارده. 107

نامه‌هاي صادره. 107

به لحاظ گیرندگان. 107

درون سازمانی(داخلی): 107

برون سازمانی (خارجی): 107

یادداشت اداري.. 107

تفکیک و طبقه‌بندي نامه‌هاي وارده. 107

نامه‌هاي عادي.. 108

نامه‌هاي اشخاص حقیقی.. 109

نامه‌هاي سازمان‌ها و موسسات دولتی.. 109

نامه‌هاي اشخاص حقوقی.. 109

انواع دیگر نامه نامه رسمی‌: 110

نامه ي غیر رسمی: 110

گردش کار: 110

سایر مکاتبات اداري و نوشته‌ها 111

بخشنامه‌هاي داخلی: 112

صورتجلسه. 113

ورقه اي.. 113

انواع صورتجلسه. 114

صورتجلسه نیمه مشروح.. 115

صورتجلسه خلاصه. 115

صورتجلسه به شکل فرم. 115

روش‌هاي بایگانی.. 116

روش‌هاي تنظیم پرونده‌هاي اسمی.. 116

روش‌هاي تنظیم پرونده‌هاي اسمی.. 117

روش دهدهی( دسیمال): 119

روش تاریخی.. 119

انواع اسناد طبقه‌بندي شده. 120

کنترل و طبقه‌بندي اسناد. 121

مفهوم اوراق زائد : 124

دستوالعمل تشخیص اوراق زاید و ترتیب امحا آن‌ها 124

حفاظت از اسناد و مدارك.... 125

قانون ارتقاء سلامت نظام اداري و مقابله با فساد. 128

اتوماسیون اداری Office Automation.. 129

office automation اتوماسیون اداری.. 130

نرم افزار اتوماسیون اداری.. 131

امکانات و ویژگی های سیستم اتوماسیون اداری.. 133

معایب سیستم اتوماسیون اداری.. 135

دبیرخانه اتوماسیون اداری.. 136

مکاتبات در دبیرخانه سیستم اتوماسیون. 137

قابلیتها و امکانات اصلی دبیرخانه و بایگانی.. 137

سایر قابلیت ها و امکانات عمومی سیستم.. 138

مزایای اتوماسیون اداری به صورت  غیرمستقیم.. 143

معایب اتوماسیون اداری.. 144

منابع. 146

طبقه‌بندي از نظر بايگاني:

 يكي از اساسيترين مراحل بايگاني، طبقه‌بندي اسناد مي‌باشد؛ طبقه‌بندي از نظر بايگاني عبارت است از تقسيم بندي اسناد به دسته‌هايي كه حداقل ميان آن‌ها يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد. يك طبقه‌بندي منطقي و صحيح كه اساس تشكيل پرونده است، بايد داراي اين خصوصيات باشد:

اطمينان: طبقه‌بندي اسناد بايد طوري پي ريزي شود كه محل دقيق سند مشخص گردد.

سرعت: طبقه‌بندي بايد موجبات دست يافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.

سهولت: نحوه ي طبقه‌بندي بايد به سهولت قابل فهم بوده و اجراي آن امكانپذير باشد.

قابليت انعطاف: طبقه‌بندي بايد طوري طرح ريزي شده باشد كه با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد.

 منطقي‌ترين نوع طبقه‌بندي مربوط به بايگاني :

1 .طبقه‌بندي بر مبناي شاخص‌هايي بر اساس نام افراد، سازمان‌ها و مناطق جفرافيايي

2 .طبقه‌بندي بر اساس موضوع و مفاد نامه

3 .طبقه‌بندي بر اساس تاريخ

اصول بايگاني:

1. اصل آسان بودن:

 به موجب اين اصل سيستم بايگاني و نحوه تنظيم مدارك و پرونده‌ها بايستي آسان و قابل درك بوده و با صرف اندكي وقت مفهوم گردد .

1. اصل قابليت اجرا:

 براساس اين اصل سيستم مورد استفاده بايستي با توجه به نوع و ماهيت كار و امكانات در دسترس و در عمل قابل پياده شدن باشد .

1. اصل قابليت انعطاف:

 به موجب اين اصل سيستم بايگاني بايد قابليت تطابق با تغييرات و تحولات را داشته باشد و در اين زمينه نيز پيش‌بيني لازم را انجام داده باشد .

1. اصل دقت و سرعت:

 سيستم بايگاني و روش‌هاي مورد عمل بايستي به نحوي باشند كه در عين دقت و صحت ، امكان تسريع در عمل را نيز ميسر سازند .

1. اصل افراد با صلاحيت:

 كاركنان بايگاني بايستي داراي شرايط لازم براي احراز اين شغل بوده و مهارت و تجربه كافي را در اين زمينه داشته باشند .

1. اصل نظم اصولي و منطقي:

 در تشكيل پرونده‌ها و تنظيم مطالب آن‌ها ، بايستي از يك نظام اصولي و منطقي پيروي شود .در اين رابطه رعايت نكات زير توصيه می‌شود :

الف- وجود ارتباط منطقي بين عنوان پرونده و موضوع نامه‌هاي مندرج در آن

ب- رعايت تقدم و تأخر در شماره و تاريخ نامه‌ها

ج- حفظ يك نسخه از هر نامه و حذف نسخه‌هاي اضافي

د- رعايت حد متعادل براي قطر هر پرونده

 روش‌هاي تنظيم پرونده‌هاي بايگاني: تعريف تنظيم در بايگاني : نحوة چيدمان و قرار دادن پرونده‌ها را در قفسه‌هاي بايگاني تنظيم گويند. روش‌هاي تنظيم با توجه به عملكرد و نياز دستگاه متفاوت است