یکی از باارزش ترین دارایی های یک کارآفرین زمان است. وقتی که هر ثانیه اش برابر مقداری پول در آینده است اگر شیوه استفاده از آن را بداند. اما در دنیای امروزی مشغله کاری به شدت افزایش پیدا کرده و همین امر باعث شده اکثر متخصصان و کارآفرینان با مشکل کمبود وقت مواجه شوند،
اما آیا واقعا چنین پدیده ای وجود دارد؟ خیر
در دنیا، اصطلاح کمبود وقت وجود دارد اما مشکل کمبود وقت وجود خارجی ندارد. تماما از درون انسان نشات میگرد؛ اگر شما شیوه صحیح مدیریت زمان را بدانید دیگر مشکل کمبود وقت نخواهید داشت بلکه زمانی را هم اضافه خواهید آورد. اگر تمام کتاب های مدیریت زمان را خوانده باشید، تمام سمینار های مدیریت زمان را شرکت کرده باشید قادر خواهید بود تمام مبحث مدیریت زمان را به صورت خلاصه در ۵ بند بنویسید. شما در ادامه با ۵ تا از کلیدی ترین تکنیک های مدیریت زمان آشنا خواهید شد که یکی از ابزارهای اصلی کارآفرینان است.تکنیک های با ارزش مدیریت زمان
تکنیک شماره ۱ | لیست !… لطفا تهیه و استفاده کنید. هیچ نظمی را در هیچ سیستمی در هیچ کجای دنیا پیدا نخواهید کرد که بدون تهیه و استفاده از لسیت وجود داشته باشد. شما نمیتوانید تمام کارها را در ذهنتان نگه دارید و همیشه یادتان بماند. در کل ۴ نوع لیست نیاز دارید :- برنامه زمانی شخصی : برای تمام سال، ماه، هفته و البته روزها شما باید مشخص کنید در طول روز چه کارهایی باید انجام دهید تا به اهداف سالانه تان برسید
- کارهایی که باید انجام شوند : کارهایی که باید به ترتیب ماهانه، هفتگی، سالانه انجام شوند ترتیب مهم است، برنامه هفتگی ماهانه و سالانه تان برای اهداف کاری تان کدام اند؟
- تماس ها : فقط افرادی را که باید با آنها تماس بگیرید، نه دفترچه تلفن ! لیست تمام افرادی که در طول هفته، ماه یا سال با آنها باید در تماس باشید یک جا یادداشت داشته باشید
- گفتنی ها : این یکی برای گفتنی هایی است که شما میخواهید به افرادی که در روز میبینید بگویید و باید لیست کنید تا بدانید به هرکسی چه چیزی و چه زمانی از روز باید بگویید… تا یادتان نرود.
تکنیک شماره ۲ | یادآوری با کاغذهای یادآوری
این ایده ساده است… شما یک پوشه ۹۰ پرونده ای دارید؛ قرمز از ۱ تا ۳۰، آبی از ۱ تا ۳۰ و سفید هم از ۱ تا ۳۰ که نشانگر ماه جاری، ماه آینده و یک ماه بعد از ماه آینده (یعنی دو ماه بعد) است.
فرض کنیم شما با مشتری به توافق رسیدید و قرار فروش را برای تاریخ ۱۰-م ماه بعد گذاشتید، کاری که باید انجام دهید تمام یادداشت ها، تمام پرونده و کاغذهای مورد نظر، تمام مشخصان مشتری را در ۱۰-مین برگه پوشه از پرونده آبی قرار میدهید و سپس فراموشش میکنید.
در ۱۰-م ماه بعد شما به سراغ پوشه که رفتید جزء به جزء اطلاعات یادتان خواهد آمد.
با استفاده صحیح این تکنیک با کاهش آشفتگی در محل کار یا زندگی شخصیتان روبرو خواهید شد.
البته نرم افزار های فراوانی هستند هم برای کامپیوتر هم برای گوشی های تلفن همراه که این کار را انجام میدهند، اما کاری که با دست انجام میدهید ماندگاری بیشتری دارد. البته فرقی ندارد با هرکدام راحت هستید کار کنید.
هدف تکنیک شماره دو این است که کار فردا را به فردا موکول کنید و هر روز راجع به آن فکر نکنید.
تکنیک شماره ۳ | جلسات را به حداقل برسانید.
هیچ کار مفیدی در جلسات انجام نمیشود ! اما برای بعضی افراد محلی برای خودنمایی یا احساسی برای مهم بودن است.
جلسات کاری، دیگر کاری از پیش نمیبرند و محلی برای صحبت هایی است که همه میدانند باید بشنوند.
شما به یک استراتژی نیاز دارید تا از این جلسات وقت گیر خلاص شوید. اگر شما جلسات را رهبری میکنید، لازم است که به صورت فوق العاده متمرکز و کوتاه پیش ببرید.
اما اگر باید به جلساتی که دعوت شده اید بروید، حتما به فکر یک استراتژی فرار باشید !
تکنیک شماره ۴ | زمانتان را بلوکه کنید.
برنامه زمانی اکثر مردم پر است قرار هایی که با دیگران دارند. اما افراد موفق، برنامه زمانی دارند که حاوی قرار های از پیش تعیین شده و غیر قابل تغییر با خودشان و کارشان است.
برای هر ماه کارهایی که باید ۱۰۰% انجام شوندی را تعیین کنید.
برای مثال تمام تماس های تان را جمع کنید و در یک «روز تلفن» تمام آنها را انجام دهید. دیگر هیچ برنامه خارجی در آن روز نگنجانید. اینطور وقت تان فوق العاده آزاد خواهد شد و تمرکزتان هرچه بیشتر بر روی کارهای روزانه تان خواهد بود.
با بلوکه کردن زمان تان از قبل، شما در واقع برای چند ساعت از روزهایتان در آینده، برنامه قرار میدهید. با این کار دیگر کارهایتان عقب نمی افتند و کارهایی هم یکدفعه ای به شما محول نخواهد شد.
جدا از این موارد، این کار به شما کمک میکند بهره وری بالاتری داشته باشید.
شما با اختصاص دادن وقت تان به انجام کارهایی مشابه، مثل «فقط تلفن ها» ، «فقط خریدها» و … وقت های خالی و مرده کمتری در طول انجام کارهایتان خواهید داشت.
- شما اینکار را شتاب زده و بدون آمادگی قبلی انجام میدهید و اگر یکی از آنها مهم باشد، نباید ضعیف انجام شود.
- شاید تماس مورد نظر و مکالمات شما مناسب با جایی که قرار دارید نباشد
- وقتی را که میتوانید صرف خواندن، شنیدن یا فکر کردن و فهمیدن کنید از شما می دزدد.