اشتباهات مدیریت پروژه که به کسب و کار شما آسیب می‌زنند

آیا شما هم برای مدیریت ‌پروژه‌ها از نرم‌افزارهای تخصصی آن استفاده می‌کنید؟ چه اشتباهات در کار با این نرم‌افزارها ممکن است به کار شما آسیب وارد کند؟ بر اساس گزارش ارائه‌شده توسط تکناویو، بین سال‌های ۲۰۱۷ تا ۲۰۲۰ رشد استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه رشد بسیاری خواهد داشت و به سرمایه‌ی جهانی یک میلیارد دلار دست خواهد یافت. با توجه به این‌که کسب‌وکارها به استفاده از روش‌های آنلاین تولید سرمایه تمایل بیشتری نشان می‌دهند، راه‌کارهای بهینه‌سازی چابک و مقیاس‌پذیر کسب و کار که به ایجاد زیرساخت‌های عملیاتی قدرتمند منتهی می‌شوند، طرفدار بیشتری پیدا خواهند کرد. رشد در بخش تجارت به رشد شرکت‌های مدیریت پروژه مانند Workfront ،Basecamp و Atlassian منجر می‌شود. بزرگ‌ترین منفعت محصولات اجاره‌ی نرم‌افزار (SaaS: نرم‌افزار به‌عنوان یک سرویس) کاهش زمان عملیاتی و قادر کردن صاحبان کسب و کار برای تمرکز بیشتر روی عملکرد هسته‌ای مدل تجاری است. نرم‌افزار به‌عنوان یک سرویس (Software as a service) نرم‌افزاری است که بر پایه‌ی اجاره، مجوزدهی شده و متمرکز میزبانی می‌شود. کاربران معمولا با یک حساب کاربری از طریق مرورگر وب به این سرویس نرم‌افزاری دسترسی دارند. این سرویس به یک شیوه‌ی انتقالی برای بسیاری از برنامه‌های تجاری شامل آفیس و نرم‌افزارهای پیام‌رسان، نرم‌افزارهای محاسبه‌گر حقوق، نرم‌افزارهای مدیریت پایگاه داده، نرم‌افزارهای مدیریتی و ... مبدل شده است. ویژگی‌هایی مانند ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه، مدیریت وظایف، مدیریت گردش کار و گزارش دهی پیشرفته به بهبود و پیشرفت ارتباطات و همکاری بین کارمندان و اعضای تیم منتهی می‌شود. اما، با وجود توانایی‌هایی نرم‌افزار مدیریت پروژه، اگر کار با آن‌ها به‌خوبی انجام نشود ممکن است به افزایش تنگناهای عملیاتی و هدر رفت منابع منجر شود. اگر می‌خواهید بیشترین بهره را از نرم‌افزار مدیریت پروژه به دست آورید، باید از این خطاها و اشتباه‌ها بر حذر باشید.

۱. نداشتن معیارها و اهداف واضح

محصولات نرم‌افزار به‌عنوان سرویس امکانات بسیاری ارائه می‌دهند که اگر اهداف مشخص و از پیش تعیین‌شده‌ای وجود نداشته باشد، کار کردن با آن‌ها سخت می‌شود. به‌خوبی جستجو کنید و ابزارهایی پیدا کنید که برای سبک کسب و کار شما طراحی شده‌اند. چند نسخه‌ی رایگان این ابزارها را امتحان کنید و ببینید کدام‌یک به شما بهترین نتیجه را می‌دهد. پس از این مرحله بررسی و آزمایش، از قانون DUMB استفاده کنید؛ قانونی که می‌گوید ابزاری که استفاده می‌کنید باید قابل اجرا (Doable)، قابل فهم‌ (Understandable)، قابل مدیریت (Manageable) و سودمند (Beneficial) باشد.

۲. نداشتن آموزش‌های استفاده از نرم‌افزار

این‌که انتظار داشته باشید تمام اعضای تیم شما به‌طور خودکار استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه را یاد بگیرند، اشتباه است. هر کسی مهارت تکنولوژی ذاتی ندارد. معمولا توصیه می‌شود که برای استفاده ازاین‌گونه محصولات، کارمندان به دوره‌های آموزشی فرستاده شوند تا بتوانند به درک صحیحی از عملکرد پلتفرم دست پیدا کنند و بتوانند وظایف خود در نرم‌افزار دنبال کنند و از عملکرد کلی آن اطلاعات جامعی به دست آورند. آموزش خصوصا در زمانی که یک ابزار در بخش بازاریابی یا فروش مورد استفاده قرار می‌گیرد، ضروری می‌شود. مجرای فروش فاکتورهایی نظیر نگه‌داری و به‌روزرسانی مشتریان، کار کردن با ایمیل‌ها، مذاکره با مشتری، مکاتبه و ارسال مطالبات مشتری را در بر می‌گیرد.وقتی حجم کارها زیاد می‌شود، آموزش، شانس رخ دادن خطا را  کاهش می‌دهد.

۳. اولویت‌بندی نکردن پروژه‌ها

برای شرکت‌های خدماتی، هم‌زمانی پروژه‌ها و مدیریت آن‌ها بدون آنکه آشفتگی پیش بیاید کار آسانی نیست. اغلب اعضای تیم ممکن است جذب پروژه‌های جذاب‌تر اما با اولویت کمتر شوند و بدین ترتیب انجام پروژه‌های مهم‌تر به تعویق بیفتد. یک سیستم مدیریت روابط مشتری و مدیریت پروژه می‌تواند به مدیران امکان اولویت‌بندی کارها را برای تمام سازمان را انجام دهد. یک راه برای اولویت‌بندی پروژه‌ها این است که گردش کار را با اجزای کوچک‌تر ساده کرد. Workfront یک نرم‌افزار مدیریت پروژه است که به کاربر امکان می‌دهد پروژه را بر اساس میزان کاری که برای به ثمر رساندن آن نیاز دارد، به اجزای کوچک‌تر تقسیم کند. بدین ترتیب کارهای انجام‌شده را می‌توان به قسمت بازبینی و تأیید ارسال کرد و با یک رابط کاربری مشتری مدار پروژه را به ثمر رساند. کاربران حتی می‌توانند روی گردش کار توافقی با یکدیگر مذاکره کنند. سیستم این نرم‌افزار مانند آن است که دپارتمان‌های مختلف را روی فضای ابری داشته باشید و همه‌ی اعضای تیم‌ها بتوانند با مجوزهای مشخص‌شده به آن دسترسی داشته باشند. همیشه به خاطر بسپارید که پروژه‌ها باید اولویت‌بندی شوند.

۴. گم کردن عملکرد کارمندان

با وجود این‌که با کمک نرم‌افزارهای مدیریت پروژه امکان دورکاری کارمندان وجود دارد، اما همچنان معضلی برای گزارش عملکرد داخلی کارمندان باقی می‌ماند. روشن نبودن نحوه‌ی پر کردن گزارش عملکرد یا آگاهی نداشتن شخص از چگونگی انجام کار و ارتباط برقرار کردن با بخش مربوطه از جمله عواملی است که به پدید آمدن این مشکل منتهی می‌شود. این معضل خصوصا در زمانی که سازمان باید بهره‌وری و کارآمدی کارمند را بررسی کند و در صورت نیاز به آن بها دهد، می‌تواند به یک تنگنای کاری منتهی شود. برای حل مشکل از ابزارهای کنترل و دنبال‌کننده زمان استفاده کنید. این‌ ابزارها برای کسانی که دورکاری می‌کنند مفید هستند. بدین ترتیب می‌توانید مدت‌زمان صرف‌شده برای انجام هر پروژه را اندازه‌گیری کنید. می‌توانید معیاری از تعداد کارهایی که در یک بازه‌ی زمانی یک‌ماهه به پایان رسیده است، به دست آورید و بدین ترتیب یک مقیاس برای اندازه‌گیری کارایی و بهره‌وری در ابتدای هر ماه داشته باشید. با کمک اندازه‌گیر بهره‌وری که در نرم‌افزار مدیریت پروژه وجود دارد، می‌توانید یک ارزش‌یابی ماهانه از عملکرد کارمندان داشته باشید. بدین ترتیب با کمک نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌توانید به چیزی ورای سیستم‌های گزارش عملکرد سنتی دست یابید.

۵. کمبود ارتباطات

ارتباطات مؤثر، هسته‌ی هر پروژه خوب است و گذران روزها بدون برقراری ارتباط با سایر اعضای تیم و مشتریان برای پیشرفت مضر است و می‌تواند به کسب و کار شما آسیب برساند. اعضای تیم که از مدیریت ارتباطات مشتری نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنند، نباید فقط به این دلیل که از یک سیستم مبتنی بر فضای ابری استفاده می‌کنند، احساس جدا بودن کنند. راهنماهای ساده‌ی پروژه همچون گزارش‌های تحویل دادنی و کنترل منظم موقعیت و ارتباطات فرد به‌ فرد با اعضای تیم، به حفظ انگیزه‌ی کارمندان کمک می‌کند و آن‌ها را بیشتر در جریان امور روزمره نگه می‌دارد. تنها ثبت‌ نام کردن برای یک نرم افراز مدیریت پروژه به کسب نتایج معجزه‌آسا منتهی نمی‌شود. اما می‌تواند بسیاری از فرآیندها را آسان کند؛ به شرط آنکه از اشتباهاتی که در بالا به آن‌ها اشاره شد دوری کنید و بکوشید که به بهترین نتیجه از برنامه‌های مدیریت پروژه دست یابید.